Für Profis aus der Workshop-Praxis
Tipps für die Vorbereitung eines Workshops gibt es im Internet reichlich. Zum Beispiel hier oder auch hier mit der 7 P-Checkliste zu Purpose, Product, People, Process, Preparation, Practical und Pitfalls. Mit diesen sieben Punkten lässt sich ein Workshop professionell konzipieren und organisieren.
Ich setze hier den Fokus etwas anders. Nach mehreren Hundert Veranstaltungen sammeln sich einige Erfahrungen, es finden sich Muster, die einen Workshop zum Erfolg führen – oder aber ihn stören können.
Wer einen Workshop organisieren möchte, den sollen diese acht Tipps und Hinweise inspirieren. Damit vielleicht mancher blinde Fleck rechtzeitig sichtbar wird. In den gelben Kärtchen kurze Informationen. In den roten Kärtchen dann Hinweise, wie man es ganz sicher falsch machen kann. In grün dann das, was nachweislich hilfreich ist.
1. Einen Workshop organisieren – mit „social fit“
Die Auswahl der Teilnehmer/innen hat von Anfang an Einfluss auf die Workshop-Atmosphäre. Das betrifft versteckte Konflikte ebenso wie unterschiedliche Voraussetzungen bei (Vor-)Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten.
Andererseits können unterschiedliche Voraussetzungen aber auch befruchtend sein. Nämlich dann, wenn unterschiedliche Perspektiven auf ein Thema aktiv genutzt werden können.
Sollen Vorgesetzte mit dabei sein? Ein Patentrezept gibt es dazu nicht, zu unterschiedlich sind Anlässe und Themen. Gruppen verhalten sich sehr unterschiedlich, wenn bestimmte Personen dabei sind oder nicht.
Wenn der oder die Vorgesetzte nicht dabei ist, sollte er so der sie aber mal – in Absprache zu einem bestimmten Zeitpunkt – im Workshop vorbeischauen. Das hat sich immer bewährt, ohne Ausnahme.
Haben die Teilnehmenden schon Workshop-Erfahrung? Dann gehen damit sicherlich auch positive oder negative Erfahrungen einher. Bedenken gegenüber bestimmten Übungen sollten hier nicht überhört werden, sie sind wertvoller Input für die Vorbereitungen und insbesondere das Briefing.
Ich habe nach mehreren Hundert Veranstaltungen immer wieder sehr unterschiedliche Gruppen gehabt. Ohne Ausbildung, mit Ausbildung, ohne Studium, mit Studium. Entscheidend ist nicht das "Woher" der Teilnehmenden. Entscheidend für die Auswahl muss das "Wohin" und damit das verbindende Workshop-Ziel sein.
Russisches Roulette statt Planung!
Am besten macht man sich gar keine Gedanken, wie sich die Teilnehmenden zusammensetzen.
Bunt zusammengewürfelt bestehen die besten Chancen, dass versteckte oder offene Konflikte zum Workshop mitgebracht werden.
So kann man auch die einen im Unklaren lassen und die anderen, die Lieblinge, bestens auf Anlass, Thema und Ziel des Workshops vorbereiten.
Chef oder Chefin ist natürlich dabei, damit sichergestellt ist, dass keiner aufmuckt.
Oder: Chef oder Chefin ist nicht dabei, weil Konflikte im Team und diese Diskussionen nur nerven.
Feine Auslese oder Cuvée
Bestens ausgewählt mit vergleichbaren Voraussetzungen und Fähigkeiten finden sich am Tag des Workshops eine edle Auswahl ein, um das Workshop-Thema zu bearbeiten.
Oder: Eine pfiffige Auswahl unterschiedlicher Persönlichkeiten mit unterschiedlichem Hintergrund sind genau die Vielfalt, die es braucht, um das Thema im Workshop kreativ und originell zu durchdringen.
Ob feine Auslese oder klug zusammengestellter Cuvée: Beides braucht eine gute Vorbereitung, damit es am Ende ein hervorragender Jahrgang wird.
Mehr dazu weiter unten.
2. Ungeeignete Räumlichkeiten: zu wenig, zu klein?
Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen sich wohlfühlen. Dazu braucht es ausreichend Platz und eine für das Thema angemessene Bestuhlung und Ausstattung der Räume. Folgende Räume verdienen bei der Vorbereitung eines Workshops besondere Beachtung:
- Das Plenum als Hauptveranstaltungsraum: Welche Art der Bestuhlung passt zum Workshop? Ich persönlich bevorzuge die U-Bestuhlung und vermeide den Stuhlkreis. Denn Tische laden zum Mitschreiben und aktiven Mitarbeiten ein.
- Nebenräume für die Gruppenarbeit: Je nach Gruppengröße und Thema sollte eine angemessene Anzahl von Nebenräumen zugänglich sein. Die Bewegung zwischen den Räumen aktiviert den Körper und öffnet den Raum für Ideen.
- Treffpunkte für die Pausen (z. B. Teeküche, Aufenthaltsraum, Kantine etc.): Der wohl am häufigsten unterschätzte Raum. Nach vielen Jahren Workshop-Praxis kann ich sagen: Die mitunter wertvollsten Gespräche am Veranstaltungstag finden in den Pausen vor dem Kaffeeautomaten statt. Teambuiling live bei mahlender Kaffeemühle.
- Und bitte nicht vergessen: Barrierefreiheit, wo es möglich ist.
Raumplanung kurz vor knapp?
Wenige Tage vor der Veranstaltung wird inhouse noch ein freier Raum gesucht. Und ausgerechnet an diesem Tag sind die passenden Räume belegt?
Dann beginnt kurz vor knapp das Improvisieren. Und die Teilnehmenden merken dann direkt mit dem Eintreffen: Diese Veranstaltung scheint nicht wichtig zu sein.
Und so startet der Tag mit Räumen, Umstellen und provisorischen Platzierungen. Wo ist der Lichtschalter? Weiß jemand, wie man die Jalousien ändert?
Beste Voraussetzungen für eine kreative und aufgeschlossene Arbeitsatmosphäre.
Sicher nicht.
Offene Räume für Gedanken
Der perfekte Raum für einen Workshop ist angemessen groß, angenehm beleuchtet ohne gleißendes Sonnenlicht, verfügt über alle nötigen Anschlüsse und erwartet seine Besucher mit einem angenehmen Raumklima.
Die Raumtemperatur kann angepasst werden, die Sonne darf gerne hereinschauen, sollte aber nicht blenden.
Die Nebenräume sind geöffnet und lassen sich direkt nutzen. Für die Pausen steht ein charmanter Pausenraum zur Verfügung, bei dem zwanglos in kleinen Grüppchen geplauscht werden kann.
Alles ist so vorbereitet, dass die Teilnehmenden sofort erkennen: Wir wurden erwartet!
3. Billig eingekauft? Das kann teuer werden!
Sie sind für die Auftragsvergabe eines Workshops oder einer Workshop-Reihe verantwortlich, müssen einen Workshop organisieren. Dann schreiben den Workshop aus oder Sie vergeben ihn direkt. In beiden Fällen spielt das Geld eine wichtige Rolle. Schließlich müssen Budgets eingehalten werden.
- Im B2C-Bereich gilt oft der Satz: „Wer billig kauft, kauft zweimal.“ So habe ich das zuletzt beim Kauf einer Knoblauchpresse erlebt. Direkt nach dem ersten Einsatz war sie verbogen. Sinnlose Materialverschwendung und Transportkosten für die Neubeschaffung einer besseren Knoblauchpresse, die ich gerne weiterempfehle.
- Im B2B-Bereich gilt hingegen: „Wer billig kauft, kann viel Geld und Team-Kompetenzen verbrennen.“ Nämlich dann, wenn an diesem einen Tag an diesem Ort das ganze Team keinen Nutzen erfährt.
- In größeren Unternehmen und Konzernen weiß man das. Hier werden Angebote aussortiert, die unterhalb der Wirtschaftlichkeit eines Auftragnehmers liegen. Was darf man auch von einem Auftragnehmer erwarten, der nicht einmal seine eigenen Leistungen professionell kalkulieren kann?
Anders in der Erwachsenenbildung, bei einigen Bildungsträgern und sogar an den Hochschulen. Wer etwa in Integrationskursen „Deutsch als Fremdsprache“ lehrt, darf sich schon mit 35 Euro in der Stunde glücklich schätzen. Und muss sogar als Akademiker(in) mit Hartz IV aufstocken. Hier läuft etwas gewaltig schief.
Auch wenn ich nicht in diesem Bereich tätig bin, weise ich gerne auf diese Missstände hin. Denn eine funktionierende Bildungs- und Integrationspolitik betrifft uns alle.
In memoriam an einen hervorragenden Uni-Privatdozenten, der trotz Promotion und Habilitation an der Armutsgrenze lehrte. Wir hatten damals in den 1990ern viel von ihm gelernt. Er starb viel zu früh und bekam nicht das Honorar, was er eigentlich verdient hätte.
Es geht doch noch billiger!
Ihr Team kostet schon jeden Monat Geld, warum also noch mehr Geld für einen Workshop-Anbieter ausgeben?
Suchen Sie nach Anbietern, die für jeden Preis arbeiten. 30 Euro in der Stunde sind nach acht Stunden Arbeit am Ende auch 240 Euro. Zumindest an diesem einen Tag in der Woche.
Am Monatsende landen diese Anbieter unterhalb des Mindestlohns. Denn wer bezahlt Vorbereitungszeit, Nachbereitung, Unternehmer-Schnickschnack, soziale Absicherung und Fahrtkosten?
Das sind Konditionen für Auftragnehmer, die Workshops nebenbei als Hobby betreiben. Oder für Auftragnehmer, die absolut nicht kalkulieren können.
Ihr Team hat es verdient!
Sie wissen: Gute Leute kosten Geld und nichts ist teurer als ein für das ganze Team verplemperter Arbeitstag.
Daher bemessen Sie das Honorar für Ihren Workshop fair und marktgerecht, sodass ein Profi (m/w/d) mit regelmäßigen Fortbildungen und fundierter Ausbildung professionell mit Ihnen und Ihrem Team arbeiten kann.
Ihr Team hat es verdient, dass Sie in seriöse Kompetenzen investieren.
Aktuelle Honorarempfehlungen für 2024 finden Sie zum Beispiel beim BDVT. Die Honorarpreise blieben in den letzten Jahren trotz Inflation stabil.
Wenn Sie in einem größeren Unternehmen oder in einem Konzern arbeiten, wussten Sie das natürlich.
4. Veranstaltungsorte: originell oder geeignet?
Inhouse, Tagungshotel oder einmal etwas ganz anderes?
Je nach Thema bieten sich auch ausgefallene Veranstaltungsorte an. Doch auch wenn es auf den ersten Blick eine „super Idee“ gewesen sein mag: Der Workshop muss an diesem Ort auch funktionieren.
- Passt die Bestuhlung? Sind Tische vorhanden?
- Können alle Teilnehmenden den Ort problemlos erreichen?
- Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten?
- Ist technisch alles vorhanden, was benötigt wird?
- Ist störungsfreies Arbeiten möglich (Lärmpegel, Störungen, Bauarbeiten, Ablenkungen)
- Ist am Tag der Veranstaltung das nötige Moderationsmaterial vor Ort vorhanden?
Und natürlich sollte die Verpflegung bzw. das Catering gesichert sein. Originelle Veranstaltungsorte können den Workshop-Tag zu etwas ganz besonderen machen.
Wer einen Workshop organisieren will, kann auch originelle Veranstaltungsorte prüfen: historisches Schloss, umgebaute Fabrikhalle, Veranstaltungs-Schiff, verlassenes Bahnhofsgebäude, botanischer Garten, Manufaktur (Schokolade, Glasbläserei, Töpferei), Leuchtturm an der Küste, Bibliothek mit Veranstaltungsraum, Galerie, Kloster, Bunkeranlage, Burgruine, Kochstudio und vieles mehr.
Barrieren beachten, falls Teilnehmende mit Mobilitätseinschränkungen dabei sind!
Und Abflug!
Da war diese tolle Idee mit dem Workshop am Flughafen. Alle waren begeistert und freuten sich darauf.
Und dann begann der Morgen des Veranstaltungstages mit viel Stress: Einige Teilnehmende fanden den Raum nicht, die Bestuhlung war komplett ohne Tische, einen Projektor hatte man vergessen zu bestellen.
Von der ersten Minute an mussten alle improvisieren.
Ja, an diesen Tag werden sich noch einige lange erinnern.
Dabei wäre die Idee mit dem Flughafen wirklich gut gewesen. Wenn nur jemand im Vorfeld die Location mit einer Checkliste besucht hätte!
Mit Checklisten an Bord
Schöne an bewährten Locations ist die Sicherheit der Routine. Ohne böse Überraschungen einen Workshop organisieren.
Das Besondere an ausgefallenen Locations ist der Überraschungseffekt, das Durchbrechen von Routinen und Mustern. Selbst gewohnte Grüppchen formieren sich an diesem Tag ganz neu. Ein Tag, von dem man sich noch lange erzählen wird.
Das Bewährte bietet Sicherheit. Reproduziert aber auch gewohnte Muster und Strukturen im Team-Miteinander.
Das Originelle fällt auf. Im besten Fall positiv, wenn rechtzeitig Checklisten abgearbeitet wurden.
5. Alles da. Aber leider leer!
Alle erforderlichen Materialien und Technologien für den Workshop sollten genauer geprüft werden.
Die Frust-Top-5, wenn man einen Workshop organisieren möchte:
- Alles ist wunderbar eingerichtet, allerdings nur für interne Trainer: HDMI, VGA und Stromanschluss.
- Stifte sind zwar vorhanden, aber schon lange ausgetrocknet.
- Das Flipchart hat nur zwei Seiten, Ersatzblöcke fehlen.
- Ein Moderationskoffer liegt auf dem Tisch, ist aber zur Hälfte geplündert.
- Moderationswand und/oder Flipchart sind da. Aber irgendwo auf der Etage.
Ich verlasse mich schon seit Jahren nicht mehr auf die Ausstattung vor Ort und habe immer alles dabei. Stifte, Klebeband, adhäsive Folien, Pins, Moderationskarten (bis Anfang der 2000er im Osten auch als "Wessikärtchen bezeichnet), alle Adapter für alle Videoanschlüsse, Verlängerungskabel.
Der flüchtige Blick in den Raum
Prima, alles da! Stifte, Moderationskoffer, irgendwelche Kabel...
Der flüchtige Blick in den Raum genügt. Wirklich?
Aber spätestens, wenn der erste Buchstabe ans Flipchart geschrieben wird, fällt auf: Der Stift ist leer. Oder mit Zaubertinte gefüllt? Man sieht jedenfalls nichts.
Wenn dann die Gruppenarbeit beginnt, soll jede Gruppe einen Bogen Flipchartpapier bekommen.
Nur leider sind aber lediglich zwei Bögen auf dem Flipchart. Von denen einer schon beschrieben ist.
Akku leer? Kein Problem, Stromanschluss ist da! Allerdings ist die Steckdose drei Meter entfernt.
Der flüchtige Blick genügt offensichtlich nicht.
Typische Vorgänge durchspielen!
Es dauert nur wenige Minuten mehr. Das Durchspielen der typischen Vorgänge, wenn man vor Ort einen Workshop organisiert.
- Ankunft, Ablegen, Anschließen, Aufschreiben
- Ausstattung der Gruppen, Auswerten, Aufhängen
- Sammeln, Einsammeln und Transportieren
Die Grammatik eines Workshops ist immer dieselbe.
Im Idealfall weiß man am Tag der Veranstaltung, wo der Mensch ist, der schnell und unkompliziert helfen kann, weil er oder sie sich vor Ort bestens auskennt.
6. Die magische Zwölf
Es gibt eine magische Grenze für die Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer in einem Workshop.
Diese liegt immer wieder bei zwölf. Oder weniger. Nach unten gibt es keine Grenzen.
Werden es mehr als zwölf Teilnehmende, dann reduzieren sich unmittelbar die Interaktionen. Auch wenn mathematisch mehr Möglichkeiten bestehen, so kommen trotzdem Teilnehmende zu kurz, oder aber Reflexionen und Übungen werden zu langwierig.
Erfahrene Moderierende können einen Workshop auch mit sechs, vier oder gar einem Teilnehmenden durchführen. Dann wechselt man zunehmend ins Coaching.
Umgekehrt muss man ab 13 Teilnehmenden zunehmend in den Frontalunterricht wechseln. Dann ist ein Workshop das falsche Format. Wer einen Workshop organisieren möchte, sollte die magische Zwölf unbedingt im Auge behalten.
Workshop als Waggon in Tokio?
Es ist überraschend, wie viele Menschen in einen Waggon passen. Das zeigt sich jeden Tag in Japan zum Berufsverkehr.
Wer einen Workshop organisieren will, sollte sich das als Beispiel nehmen und so viele Teilnehmende in eine Veranstaltung packen, wie es irgendwie möglich ist.
Zwar wird es dann kein Workshop mehr und es kommen auch nur wenige an diesem Tag zu Wort.
Aber man hat eine Menge gespart.
Noch mehr wäre jedoch gespart, würde man ganz auf diesen Tag und diesen Workshop verzichten.
Zwölf oder auch weniger
Mit acht bis zwölf Teilnehmenden lässt sich bestens arbeiten. Wer einen Workshop organisieren und planen will, sollte diese Anzahl nicht überschreiten.
Oder aber die Gruppen so aufteilen, dass die magische Zwölf nicht überschritten wird.
Bewährt hat hier auch der Halbtagsworkshop.
Wenn jede Gruppe jeweils zwei Halbtagsworkshops absolviert, kann am Vormittag Gruppe A und am Nachmittag Gruppe B teilnehmen. Am zweiten Tag dann wieder. – Für viele Dienstpläne eine attraktive Lösung.
Je weniger Teilnehmende, desto intensiver das Arbeiten.
7. Knausrige Verpflegung bei trockenem Keks und Wasser?
Bei einer Veranstaltung in einer Potsdamer Villa vor einigen Jahren hatte ein pfiffiger Caterer „Flusskrebs-Frikadellen“ auf dem Buffet. Lecker und ungewohnt.
Monate später kam man auf diese Veranstaltung zu sprechen. Woran sich sofort alle erinnerten?
An die Flusskrebs-Frikadellen.
Speisen und Getränke sind der direkte Weg in die Herzen der Mitarbeitenden. Es muss kein ausladendes Buffet sein, will man einen erfolgreichen Workshop organisieren. Es sollten aber auch nicht ausgetrocknete Kekse und Wasser aus dem Wasserbehälter sein.
Findet der Workshop in einem Tagungshotel statt, dürften passende Angebote vorliegen. Erfahrene Praktiker, die ihren Workshop organisieren, achten dann auf Getränke- und Verzehrpauschalen pro Person.
Inhouse hilft ein guter Lieferdienst und von Co-Workingspaces lässt sich lernen, dass „Infused-Water“ eine gesunde und leckere Alternative zu Miniflaschen sind. Frisches Obst, Gemüse-Sticks, Nüsse und Riegel sind weitere Motivatoren, die sich am Ende auf den Evaluationsbögen positiv bemerkbar machen.
Arbeit ist kein Snackautomat!
Es kostet alles Geld. Und Zeit. Deshalb Standard-Getränke und Standard-Kekse, das genügt.
Schließlich soll ja im Workshop gearbeitet werden. Und einen Workshop organisieren wir auch bei diesem Schnicksschnack ganz kostengünstig.
Der Kaffeeautomat ist seit letzter Woche defekt. Aber es gibt ja noch den Wasserkocher.
Der Obstkorb war vor einigen Jahren eine tolle PR-Aktion für das Employer Branding. Mittlerweile liegen nur noch ein paar Äpfel rum.
Caterer braucht es nicht. Wir sind in Berlin, der nächste Döner ist nur einen Steinwurf entfernt.
Employer Branding am Buffet
Es dürfte kaum eine günstigere Maßnahme zur Mitarbeitermotivation geben als ein paar Euro mehr für die Verpflegung während eines Workshops.
Zudem muss danach so gut wie nichts weggeworfen werden, alles lässt sich auch anderweitig nutzen.
Eine tolle Teamaktion erlebte ich erst kürzlich wieder in München: Dort gab es von der Teamleitung selbst gebackene Pizzableche. In Hamburg gab es leckeren Käse mit Käsehobel.
Hand aufs Herz: Wann gibt es einfacherer Wege, seine Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden auszudrücken?
8. Workshops müssen ergebnisoffen organisiert sein!
Einen Workshop organisieren, weil man Mitarbeitende „auf Kurs“ bringen möchte? Das funktioniert nicht.
Workshops sind kreative und offene Formate, die grundsätzlich ergebnisoffen sein müssen. Es gibt ein Ziel für den Workshop, aber keine Vorgabe für das Ergebnis.
Diese Ergebnisoffenheit schafft regelmäßig für alle Beteiligten einen Wow-Effekt: Teilnehmende haben neue Perspektiven erfahren und konnten ihren Ressourcenschatz erweitern. Die Führung lernt das eigene Team von einer anderen Seite kennen und nicht selten erhellt sich ein blinder Fleck, der ein Problem verbarg, das täglich Wirkung zeigte.
Die besten Workshops überraschen. Und liefern am Ende eine neue Realität.
Die schlechtesten Workshops sind instrumentalisiert und wollen ein bestimmtes Ergebnis herbeiführen.
Workshop ohne Work?
Es war noch vor den Corona-Jahren, da wurde ich von einem Konzern angefragt, ob ich nicht einen Workshop übernehmen könnte. Das Management habe entschieden, auf Großraumbüros umzustellen, die Mitarbeitenden seien darüber aber gar nicht erfreut.
Der Workshop sollte also die interne Kommunikation zwischen Management und nachgelagerten Ebenen ersetzen.
„Welche Gestaltungsmöglichkeiten haben denn die Mitarbeitenden“, wollte ich wissen. Und: „Können sie wenigstens das Großraumbüro mitgestalten, etwa Pflanzen?“
Nein. Das Layout des Büros war auch top-down festgelegt.
Und somit war keine Ergebnisoffenheit gegeben. Ich empfahl andere Formate anstelle eines Workshops.
Workshop mit Work!
Ergebnisoffene Workshops arbeiten mit einem Ziel an einem bestimmten Thema. Ein Workshop zum Thema Resilienz hat also das Ziel, die Resilienz im Team und bei den Mitarbeitenden zu stärken. Was aber genau für einzelne Personen oder das Team hilfreich ist, das ergibt sich erst im Verlauf des Workshops.
Gäbe es ein Patentrezept, dann müsste man es nur erlernen und das Resilienz-Ziel wäre erreicht.
Es ist gerade die Freiheit (Fachbegriff: Kontingenz), die einen authentischen und wertschätzenden Workshop möglich macht.
Nur so, kann auch ich glaubwürdig und auf Augenhöhe mit Menschen ressourcenorientiert arbeiten.
Also keine Manipulation. Sondern Entwicklung und Emergenz.
Workshops sind proaktiv gelebte Diversität.